Проводки по авансовому отчету

Содержание
  1. Авансовые отчеты – проводки, примеры, законы
  2. Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами
  3. Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников
  4. Расходы на хозяйственные нужды
  5. Командировочные расходы
  6. Авансовый отчет: проводки в 1С. Авансовый отчет: бухгалтерские проводки
  7. Как выдать работнику деньги в подотчет
  8. Отчет по приобретению ТМЦ
  9. Оплата наличными по договорам оказания услуг
  10. Как отчитаться за использование суточных в служебной командировке
  11. Отчет о проезде в служебную командировку
  12. Формирование по авансовому отчету проводок в 1С
  13. Утвержден авансовый отчет проводка
  14. Проводки по авансовым отчетам сотрудников
  15. Как используются проводки для авансового отчета?
  16. Как выдаются деньги под отчет
  17. Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете
  18. Проводки по авансовому отчету
  19. Как правильно вести
  20. Утверждение
  21. Хранение
  22. Проводки по перерасходу
  23. Правила ведения АО
  24. Основные нюансы выдачи денег в подотчет
  25. Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете
  26. Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Авансовые отчеты – проводки, примеры, законы

Проводки по авансовому отчету

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет.

Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации.

Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1.

К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.

Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Расходы на хозяйственные нужды

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

ДтКтОписаниеСуммаДокумент
7150Сотрудник ООО «Престиж» получил аванс на приобретение бумаги6250 рубзаявление сотрудника
1071Фактические расходы на приобретение бумаги учтены в составе себестоимости приобретенных материалов7315 руб.авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
1971Учтен НДС по приобретенной бумаге1116 руб.авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
7150ООО «Престиж» осуществил доплату сотруднику (7315 — 6250)1065 руб.авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)

Возможна ситуация, когда расходы по договору аренды оплачиваются наличными, и бухгалтер предприятия ежемесячно выдает сотруднику средства для внесения платежей. Выдаче средств в таком случае осуществляются по кредиту 60. Расходы же отражаются по счету 44.

Командировочные расходы

Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

  • проезд в оба конца (авиабилеты) на сумму 12 350 руб., НДС 1884 руб.;
  • проживание в гостинице «Центральная» на сумму 7200 руб., НДС 1094 руб.;
  • суточные согласно утвержденных норм на сумму 5500 руб.

Остаток неиспользованных средств (2450 руб.) Симонов вернул в кассу ООО «Глобал».

В учете ООО «Глобал» были сделаны такие проводки по командировочным расходам:

ДтКтОписаниеСуммаДокумент
7150/1Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург27 500 руб.приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
1971Учтен НДС2978 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
68 НДС19Вычет НДС2978 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
1071Учтены расходы по командировке25 050 руб.авансовый отчет Симонова В.П.
50/171Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал»2450 руб.приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

Источник: https://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-avansovyim-otchetam-sotrudnikov.html

Авансовый отчет: проводки в 1С. Авансовый отчет: бухгалтерские проводки

Проводки по авансовому отчету

В хозяйственной жизни предприятия нередко возникает необходимость выдать наличные деньги сотруднику для осуществления определенных действий в интересах и по поручению работодателя с последующим отчетом. Чаще всего работники авансируются на следующие цели:

  1. Служебные командировки.
  2. Приобретение товарно-материальных ценностей за наличный расчет.
  3. Расчет наличными деньгами по договорам на оказание возмездных услуг, заключенным от имени работодателя.

По выполнении задания работник сдает авансовый отчет бухгалтеру, который сделает необходимые проводки.

Как выдать работнику деньги в подотчет

Чтобы грамотно оформить кассовую выплату в подотчет, необходимо строго следовать Указанию 3210-У Банка России “О порядке ведения кассовых операций”. Нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • В п. 6.3 сказано, что деньги выдаются работнику, значит, получателем может быть только человек, официально трудоустроенный на данном предприятии.
  • Выдача производится на основании заявления получателя или распоряжения руководства, на котором имеется указание о сумме аванса, и на какой срок он выдается.
  • Не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания периода, на который давались деньги, работник обязан сдать отчет в бухгалтерию, время на дальнейшую проверку и обработку регулируется положением об учетной политике.

Если окончание срока, указанного в заявлении или распоряжении, пришлось на время болезни работника или отсутствия по другой уважительной, документально подтвержденной причине, трехдневный период отсчитывается со дня выхода на работу.

Для оформления авансового отчета предусмотрена форма АО-1, код по ОКУД 0302001. На лицевой стороне подотчетным лицом заполняются:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение;
  • фамилия и инициалы;
  • профессия;
  • назначение аванса.

Затем в левой табличке указывается остаток или перерасход по предыдущим авансовым отчетам, сумма, полученная из кассы, сумма, израсходованная на приобретение ТМЦ, и рассчитывается остаток или перерасход по текущему отчету. Нужно отметить, что по старому Порядку ведения кассовых операций запрещалось выдавать деньги в подотчет работнику при наличии остатка по ранее выданным авансам, но в действующем документе такого требования нет.

В правой таблице авансового отчета бухгалтерия заполняет проводки, отражающие выплату денег из кассы:

ДебетКредитПримечание
7150Выплачены наличные в подотчет из кассы

На обратной стороне отчета заполняются данные всех документов, подтверждающих расходы:

  • дата;
  • номер;
  • наименование;
  • сумма.

Подотчетное лицо заполняет сумму по документу, а принятую к учету должен заполнить работник бухгалтерии.

Отчет по приобретению ТМЦ

Подтверждающими документами для отчета по приобретению ТМЦ являются счета-фактуры, накладные, чеки кассовых аппаратов, товарные чеки, квитанции к приходному ордеру, документы строгой отчетности. На второй странице авансового отчета бухгалтерские проводки будут по кредиту счета 71, расписывается только корреспонденция по дебету:

ДебетКредит операции
10.171Приобретение сырья и материалов
10.371Приобретение ГСМ
10.571Приобретение запасных частей
4171Приобретение товаров

Заполнив свою часть, подотчетное лицо ставит подпись и передает отчет бухгалтеру, который должен заполнить расписку внизу первой страницы, указав, сколько документов, на скольких листах и на какую сумму он принял. Подписав и отрезав расписку, бухгалтер передает ее подотчетному лицу.

Оплата наличными по договорам оказания услуг

Выписывая расходный ордер на получение денежных средств в подотчет, нужно помнить, что законодательно не предусмотрен максимальный размер выдаваемой суммы, ограничения все-таки имеются.

В Указаниях “Об осуществлении наличных расчетов” №3073-У определена максимальная сумма расчетов наличными между юрлицами по одному договору в 100 000 руб.

Если оплата производится частями, или растянута на длительный период, это не имеет значения. Свыше 100 000 руб. наличными оплатить нельзя.

Еще нюанс: если на командировки, ТМЦ, договоров услуг можно выдать наличные, поступившие в виде выручки, то на оплату по контракту аренды помещения, выплате и возмещению займов, операций с ценными бумагами придется получить деньги с банковского счета. Подтверждающими документами по оплате договоров, являются акты выполненных работ, чеки кассовых аппаратов, квитанции к приходному ордеру. Проводки по авансовому отчету будут следующие:

ДебетКредит операции
6071Произведена оплата подрядчику за оказанные услуги

Как отчитаться за использование суточных в служебной командировке

Служебные командировки – неотъемлемая составляющая предпринимательской деятельности.

Выезды сотрудников для заключения контрактов, приемки товаров, в обособленные подразделения требуют правильного оформления и отражения в учете. Служебные поездки оформляются на основании письменного решения руководителя.

Командировочное удостоверение не обязательно, подтвердить количество дней пребывания можно приказом, проездными билетами, документами о проживании.

Размер суточных определяется в “Положении о командировках”, являющемся приложением к коллективному договору. Налоговый кодекс не ограничивает верхний предел суточных, однако надо помнить, что сумма суточных, превышающая 700 руб. в командировках по России и 2500 руб. в заграничных служебных поездках облагается НДФЛ, а с 2017 г. и страховыми взносами.

В авансовом отчете по командировке проводки зависят от того, какие цели она преследовала:

ДебетКредит операции
2071Расходы на поездки, связанные с основной производственной деятельностью
4471Расходы на поездки, связанные с основной деятельностью торгового предприятия
2871Расходы на поездки, связанные с сопровождением бракованной продукции

Отчет о проезде в служебную командировку

Расходы по проезду в служебную командировку подтверждаются проездными документами на все виды транспорта: самолет, поезд, автобус, теплоход или катер, кроме такси. Включаются расходы на бронирование, провоз багажа.

Также разрешено возмещать затраты работнику, отправившемуся в служебную поездку на личном транспорте. В этом случае подтверждением расходов будут чеки заправочных станций, справка о норме расхода ГСМ, ПТС, справка о расстоянии до цели поездки и обратно. Если все документы приняты и утвержден авансовый отчет, проводки аналогичны приведенным по учету суточных.

Проживание в служебной командировке может оплачиваться двумя способами: по фактическим расходам и в твердой сумме.

Способ оплаты закрепляется в Положении о командировках, если выбран второй вариант, устанавливается сумма за проживание за одни сутки.

В первом случае придется предоставлять счета из гостиниц, чеки ККМ или справки, что заведение работает без кассового аппарата. Проводки по авансовому отчету аналогичны учету суточных.

Формирование по авансовому отчету проводок в 1С

В программе 1С в последней версии очень удобный алгоритм отражения авансового отчета. В момент выдачи денег из кассы сотрудник бухгалтерии формирует документ “Авансовый отчет”, выбирая сотрудника из списка контрагентов и заполняя строку “Назначение аванса”.

В расходном ордере по счету 71 по дебету требуется заполнить субконто “Авансовый отчет”, бухгалтер выбирает созданный по сотруднику документ и закрепляет в расходном ордере.

В документе “Авансовый отчет” выбирается функция “Получение аванса” и прикрепляется расходный ордер.

Если приобретались материальные ценности, на основании предоставленной счет-фактуры создается документ “Поступление материалов по счету 71”.

Этот документ аналогично привязывается к авансовому отчету, и в нем в разделе произведенных расходов можно выбрать это поступление материалов.

Таким образом, к отчету привязаны и в нем отражены и получение денег, и оприходование приобретенных ТМЦ, остается распечатать бланк, в котором отразятся бух. проводки по авансовому отчету и все данные по сотруднику: наличие задолженности или перерасхода.

Работа в программе 1С позволяет сформировать отчет по состоянию на любую дату о задолженности сотрудников, выданных авансах, распределению командировочных расходов по структурным подразделениям. Это важно для принятия управленческих решений.

Источник: http://fb.ru/article/369962/avansovyiy-otchet-provodki-v-s-avansovyiy-otchet-buhgalterskie-provodki

Утвержден авансовый отчет проводка

Проводки по авансовому отчету

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели — приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам :

— выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; — подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока; — выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам; — передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.

Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом. утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:

— перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет; — срок, на который выдаются подотчетные суммы; — предельный размер подотчетных сумм; — срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств. Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы : — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; — командировочное удостоверение; — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют “зарплатные” налоги. Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия: — решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата; — размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; — необходимо получить письменное согласие работника. Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71: Дебет 71 Кредит 50

— выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.). На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: Дебет 08-4 Кредит 60 — 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС); Дебет 19-1 Кредит 60 — 18 000 руб.

— учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца); Дебет 60 Кредит 51 — 236 000 руб. — оплачен счет продавца; Дебет 68, субсчет “Расчеты по НДС”, Кредит 19-1 — 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.

За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.: Дебет 71 Кредит 50 — 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов; Дебет 08-4 Кредит 71 — 700 руб.

— плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица); Дебет 01 Кредит 08-4

— 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример.Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: Дебет 71 Кредит 50 — 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет; Дебет 10 Кредит 71 — 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника; Дебет 50 Кредит 71

— 150 руб.

— сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой: Дебет 94 Кредит 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример.Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб. который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб. Дебет 71 Кредит 50 — 21 000 руб.

— выдано под отчет работнику на командировочные расходы; Дебет 26 Кредит 71 — 15 000 руб. — сдан авансовый отчет; Дебет 94 Кредит 71 — 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса; Дебет 73 Кредит 94 — 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо; Дебет 70 Кредит 73

6000 руб.

— не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

В процессе ведения хозяйственной деятельности каждое предприятие имеет право выдавать своим сотрудникам средства под отчет.

Работник, в данном случае именуемый подотчетным лицом, обязан предоставить отчет об использовании выданных средств и приложить к нему документы, подтверждающие расходы.

В данной статье мы познакомим Вас с особенностями расчетов с подотчетными лицами, а также с порядком отражения авансовых отчетов в проводках.

Как используются проводки для авансового отчета?

Авансовый отчет проводкиможет содержать самые разные. В основном это зависит от того, на какие расходы сотрудником брались подотчетные суммы. Важно также то, за счет какого вида деятельности предприятие получает основной доход. О том, как правильно отразить проводки в учете по авансовым отчетам, вы узнаете из данной статьи.

Как выдаются деньги под отчет

В ходе осуществления деятельности предприятие несет расходы, которые оплачиваются как безналичным, так и наличным способом. В случае выдачи средств сотрудникам в качестве отчета по израсходованным суммам они обязаны сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы.

Для отражения в учете расходов по подотчетным лицам используется счет 71 «Расчет с подотчетными лицами». Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, получившие деньги на расходы и отчитывающиеся за них в дальнейшем с представлением авансового отчета в бухгалтерию.

Для того чтобы получить деньги под отчет, сотруднику необходимо оформить заявление с указанием целей получения денег.

Данное заявление подписывается руководителем предприятия, в нем должны быть указаны сумма выплаты и срок, в течение которого сотрудник должен за нее отчитаться. Прежде чем получить под отчет новую сумму, следует отчитаться по прежней.

Передавать полученную подотчетную сумму другому сотруднику запрещено. Деньги под отчет можно выдавать в любой сумме, подотчетные суммы не лимитируются.

О том, как завизировать авансовый отчет, читайте в статье«Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Авансовый отчет: проводки в бухгалтерском учете

В зависимости от того, каким способом происходит выдача подотчетных сумм, в бухучете для авансового отчета проводки предусмотрены следующие:

  • Деньги, полученные подотчетником в кассе:

Дт 71 Кт 50 «Касса предприятия».

Подотчетные суммы в кассе фирмы получают по расходному кассовому ордеру, обязательно завизированному подписью руководителя предприятия.

  • Деньги, полученные безналичным способом:

Дт 71 Кт 51 «Расчетный счет предприятия».

После того как утвержден авансовый отчет, проводки. формируемые бухгалтером, могут различаться в зависимости от направления расхода подотчетных сумм:

  • Суммы, полученные на командировки, в зависимости от подразделения, в котором работает сотрудник:

Дт 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Коммерческие расходы»Кт 71.

Отчитаться за данные суммы нужно в течение 3 дней со дня возращения из командировки.

О том, как подтвердить расходы на транспорт во время командировки, читайте в статье«Работник едет в командировку на личном транспорте. Как подтвердить расходы?» .

  • Суммы, полученные на приобретение товарно-материальных ценностей:

Дт 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» Кт 71.

Если сотрудник организации погашает задолженность перед поставщиком, то представленный им авансовый отчет проводки будет содержать следующие:

Излишне выданные под отчет суммы должны быть возвращены в кассу фирмы. При возврате перерасхода по авансовому отчету проводка делается следующая:

Суммы, не возвращенные сотрудником своевременно, отражаются следующей проводкой:

Дт 70 «Зарплата» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Но сначала эта сумма на основании авансового отчета проводкой в дебет счета 94 списывается с кредита счета 71.

Подотчетную сумму, не возвращенную в срок, можно расценивать как заем, выданный сотруднику. С нее нужно начислить упущенную выгоду, т.к. фактически сотрудник использовал деньги определенное время, а предприятию их не хватало. С выгоды также необходимо рассчитать НДФЛ по ставке 35%, причем по доходу в виде выгоды вычеты по налогу применять нельзя.

Источники: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/raschety-s-podotchetnymi-licami-uchet-provodki, http://saldoa.com/provodki/drugoe/provodki-po-avansovyim-otchetam-sotrudnikov.html, http://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_ispolzuyutsya_provodki_dlya_avansovogo_otcheta/

Источник: http://buhnalogy.ru/utverzhden-avansovyj-otchet-provodka.html

Проводки по авансовому отчету

Проводки по авансовому отчету

Подотчетные денежные суммы, переводы или документы проводятся в бухгалтерском учете разными способами. Тип авансовой проводки может зависеть от того, на какие цели были выданы активы сотруднику, а также от разновидности деятельности самой компании.

Для решения задач, поставленных руководством предприятия, некоторым сотрудникам могут выдаваться подотчетные активы, к которым относят:

  • денежные суммы;
  • безналичные средства, перечисляемые на банковский счет или карту;
  • денежную документацию.

Работники, получившие активы, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором будет прописано, на какие цели и в каком размере ушли средства. Впоследствии документ проверяется бухгалтером и вносится в бухгалтерский учет предприятия по определенной схеме.

Согласно законодательству, получать подотчет могут штатные и внештатные сотрудники, а также сторонние лица, если это прописано в документах по учетной политике.

Как правильно вести

Учет по подотчетам ведется по счету 71, согласно которому выдача средств записывается в дебет (Дт), а списание – в кредит (Кт).

Бухгалтерские проводки должны оформляться по каждой операции с активами. Например, компания выдала 10000 сотруднику на приобретение гладильного оборудования, вот как выглядела бы документация:

Дебет (Дт) – № счетаКредит (Кт) – № счетаТип проводкиОснование проводки
4171Покупка материальных объектов за подотчетные средстваАвансовый отчет сотрудника, акт приемки нового оборудования предприятия

Существуют другие типы проводок – их выбор формируется исходя из вида операций с подотчетом и целями, на которые он направлен.

Получение сотрудником средств из кассы компании: Дт 71 Кт 50, основание – расходно-кассовый ордер.

Зачисление денег из кассы компании на банковский счет или карту сотрудника: Дт 71 Кт 51, 52 или 55, основание – платёжное поручение.

Выдача проездной документации командированному работнику: Дт 71 Кт 50-3.

Возврат средств, не израсходованных работником: Дт 50, 51, 52 или 55, основание – АО сотрудника, приходно-кассовый ордер на оставшуюся сумму, банковская выписка.

Возмещение работнику личных средств, потраченных на покупку материальных объектов для компании: Дт 08, 10 или 15, Кт 71, основание – авансовый отчет и акт приемки.

Расходы компании на командировку сотрудника: Дт 20, 23, 25, 26, 29 или 44 Кт 71, основание – АО, документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т.д.).

Начисление НДС (налога на добавленную стоимость) по АО: Дт 19 Кт 71, основание – АО и счёт.

Выдача перерасхода сотруднику: Дт 71 Кт 50 или 51, основание – расчетно-кассовый ордер (РКО) и платёжное поручение.

Отдельно должны учитываться суммы, которые не были вовремя возвращены сотрудником. Это делается проводкой по удержанию нужного объема денежной массы с зарплаты работника. Это фиксируется по дебету 70 и кредиту 73, а основанием является зарплатная ведомость.

Все сроки по сдаче авансовых отчетов должны обговариваться с работодателем еще до выдачи средств из кассы компании. В заявлении на имя руководителя подотчетный сотрудник должен указать:

  • цель, ради которой берутся активы;
  • количество денег, оформляемых в подотчет;
  • срок сдачи авансового отчета.

Благодаря этим важным моментам работодатель сможет быстро определить срок сдачи АО, а бухгалтер легко сделает нужную проводку.

Сотрудники, получившие средства от компании, обязаны сдать авансовый отчет в течение 3 дней после завершения срока, указанного в документе о выдаче активов.

Если же подотчет оформлялся на время длительного отсутствия человека на рабочем месте (из-за командировки, отпуска, больничного и т.д.

), то авансовый отчет (АО) предоставляется не позднее чем через 3 дня после возвращения.

Далее бухгалтер приступает к проверке АО, финальным этапом которой выступает утверждение документа.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

  • подотчетный сотрудник;
  • руководитель компании;
  • главный бухгалтер;
  • ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Хранение

После того как полученный отчет проверен бухгалтером компании и оформлен подходящими проводками, возвращены или удержаны суммы остатка, документ направляется в хранение.

Согласно статьям Налогового кодекса РФ, авансовые отчеты в коммерческих или негосударственных предприятиях хранятся разное время по типам бумаг:

  • 4 года – срок хранения для бухгалтерских и налоговых отчетов, заявлений, авансовых отчетов, с которых начисляются налоги;
  • 10 лет – срок для первичной документации, в которой расходы из-за полученных убытков переносятся на ближайшие периоды;
  • 5 лет – для первичных авансовых отчетов.

В государственных организациях эти типы документов должны хранятся не менее 5-ти лет.

Проводки по перерасходу

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие обязано вернуть разницу работнику.

Перерасходом можно назвать:

  • ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
  • ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Правила ведения АО

Алгоритм работы с АО условно делится на 12 простых шагов:

  1. Подача заявления сотрудника на получение подотчетных активов.
  2. Выдача средств из кассы компании.
  3. Направление полученных работником средств на цели, указанные в заявлении.
  4. Заполнение бланка авансового отчета по форме АО-1 (общий для всех категорий предприятий).
  5. Прикрепление к АО бумаг, подтверждающих перерасход сотрудника.
  6. Оформление расписки о подаче всех необходимых документов в бухгалтерию.
  7. Старт проверки АО в бухгалтерии.
  8. Выявление корректности заполнения бланка, отсутствия в нем помарок, исправлений, сторонних подписей.
  9. Оформление всех необходимых бухгалтерских проводок.
  10. Подтверждение законности предоставленных чеков или квитанций-доказательств перерасхода.
  11. Завершение проверки АО, подача документов на утверждение руководству.
  12. Отправка АО на хранение.

Наличие в документе каких-либо помарок и исправлений обязывает бухгалтера не принимать его к рассмотрению. Соответственно, сумма, отраженная в нем, автоматически считается неподтвержденной в расходе и удерживается из объема зарплаты подотчетного сотрудника. Именно поэтому внимательно следует относиться к заполнению бланка со стороны работника и к скрупулезной проверке со стороны бухгалтера.

Авансовый отчет – один из немногих документов, который не меняет свое назначение и форму на протяжении многих лет.

Поэтому практика государственных и негосударственных компаний доказывает его важность при работе с любыми денежными активами из кассы.

Это единственный документ, подтверждающий целевое расходование средств сотрудником, а значит, и доказывающий его законное поведение.

При начале оформления подотчетных средств и при завершении бухгалтерской проверки, руководитель должен внимательно просматривать все документы, поскольку именно за ним остается право уменьшения или увеличения срока предоставления АО для конкретного работника. Также его подпись на пакете бумаг в момент утверждения автоматически доказывает, что все спорные и конфликтные ситуации с остатком активов решены и никаких претензий стороны друг к другу не имеют.

Все нюансы составления авансового отчета в программе 1С представлены ниже.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/buh/rko/operacii/provodki-po-avansovomu-otchetu.html

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет ДтСчет КтСумма проводки, руб.

Описание проводкиДокумент-основание
715012 500Выдача денег подотчет из кассы предприятияРКО
7151 (52)13 100Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте)Платежное поручение
715512 370Выдача денег на специальный банковский счетПлатежное поручение
7150-35 890Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55)718 320Возврат неизрасходованных подотчетных средствАвансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15)71158 000Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценностиАвансовый отчет и акт приема
41717 800Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчетАвансовый отчет, расходная накладная
 

20

23

25

26

29

44

7110 500Командировочные расходы включены в состав:

-основного производства;

— вспомогательного производства;

— общепроизводственных затрат;

— общехозяйственных затрат;

— обслуживающего производства;

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы
19711 890Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%)Авансовый отчет и счет
7150 (51)2 500Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средствРКО, платежное поручение
94713 260Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73943 260Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70733 260Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудникаЗарплатная ведомость

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskie-provodki/provodki-po-avansovomu-otchetu.html

BankirKi
Добавить комментарий