Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы

Содержание
  1. Должностная инструкция администратора гостиницы
  2. III. Права
  3. IV. Ответственность
  4. Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы
  5. Общие положения инструкции
  6. Обязанности и задачи
  7. Требования к специалисту. Что должен он знать?
  8. Права
  9. Ответственность
  10. Что должна содержать должностная инструкция администратора гостиницы: примеры и образцы документов
  11. Как составить: общие положения
  12. Должностные обязанности: на что имеет право администратор гостиницы и его ответственность
  13. Типовая инструкция
  14. Старшего
  15. Дежурного
  16. Должностная инструкция администратора
  17. 1. Общие положения
  18. 3. Права администратора
  19. 4. Ответственность администратора
  20. Администратор – лицо гостиницы, создающее первое впечатление о ней: должностная инструкция, функции и требования + советы по составлению
  21. Права администратора
  22. Чем руководствуется администратор
  23. Заработная плата администратора

Должностная инструкция администратора гостиницы

Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы

Скачать должностную инструкцию
администратора гостиницы (.doc, 88КБ)

  1. Администратор гостиницы относится к категории специалистов.
  2. На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет.
  3. Администратор гостиницы назначается на должность приказом директора гостиницы.
  4. Администратор гостиницы должен знать:
    • 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания.
    • 4.2. Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
    • 4.3. Правила и методы организации процесса обслуживания клиентов.
    • 4.4. Порядок содержания жилых и других помещений гостиницы.
    • 4.5. Основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей.
    • 4.6. Основы экономики, организации труда и управления.
    • 4.7. Структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы.
    • 4.8. Законодательство о труде.
    • 4.9. Правила внутреннего распорядка.
    • 4.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  5. На время отсутствия администратора гостиницы (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора гостиницы. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Администратор гостиницы:

  1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.
  2. Осуществляет контроль над своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.
  3. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение.
  4. Дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.
  5. Принимает и оформляет необходимые документы.
  6. Осуществляет контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.
  7. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
  8. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.
  9. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
  10. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.

III. Права

Администратор гостиницы вправе:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности.
  2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения директора гостиницы).
  6. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Администратор гостиницы несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/17.php

Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы

Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы

Администратор гостиницы — первый сотрудник, с которым общаются постояльцы. Поэтому он создаёт настрой, с которым гость заселится в отель. И в дальнейшем его роль в обслуживании гостя весьма велика. Поэтому к администратору предъявляется целый ряд требований, лишь соответствуя им, он сможет надлежащим образом исполнять такую должность.

Администратор гостиницы или хостела — это зачастую тот человек, с которым прибывающий встречается в первую очередь. Поэтому существенная его функция — создание у гостя позитивного настроя и положительного представления об отеле. Также он должен дать дружелюбным тоном все необходимые пояснения клиенту как при встрече, так и в дальнейшем при его обращении.

Администратор производит бронирование комнат. Он занимается расчётами с гостями и оформляет связанные с этим документы для отчётности. Кроме того, на администратора возложена выдача ключей в отеле.

Он занимается расселением клиентов и разъясняет им действующие в заведении правила проживания.

Этот же сотрудник заведует передачей гостям поступившей им корреспонденции, которая должна поступать к ним в кратчайшие сроки.

Наряду с исполнением перечисленных функций по отношению к проживающим администратор взаимодействует и с персоналом. Ему необходимо обеспечить согласованность их работы, он дает работникам гостиницы указаниями в пределах своей компетенции.

В частности, он может поставить задачу работнику гостиницы обновить запас минеральной воды или заменить перегоревшую лампочку.

Администратор осуществляет наблюдение за уровнем обслуживания постояльцев прочим персоналом.

Администратор также может обозначаться как портье, это синонимические обозначения профессии.

Общие положения инструкции

К общим положениям должностной инструкции, составляемой для администратора гостиницы, относятся следующие:

  • администратор гостиницы причисляется к специалистам;
  • назначение на эту должность осуществляется приказом, который подписывает и издаёт директор;
  • сотрудник на этой позиции может непосредственно подчиняться как генеральному директору гостиницы, так и иному лицу;
  • на период, в течение которого администратор гостиницы не выполняет свои обязанности, в том числе вследствие болезни, отпуска или по иным основаниям, эти функции берёт на себя другое лицо, которое может быть обозначено по должности в инструкции, либо же директор определяет его своим приказом. Исполняющий обязанности в этом случае приобретает все права, а также получает все обязанности администратора, он отвечает за все действия, которые он произвёл в период своего нахождения на данной должности.

Помимо этого общие положения также включают требования к сотруднику по должности и требуемые от него знания.

Обязанности и задачи

Обязанности администратора гостиницы охватывают следующий перечень:

  • выполнение работы, цель которой состоит в культурном обслуживании гостей в соответствии с принятыми стандартами и обеспечении комфорта в ходе их пребывания в заведении;
  • осуществление надзора за осуществлением в установленное время подготовки гостиничных помещений к прибытию постояльцев, поддержанием чистоты в заведении, постоянным обновлением комплектов белья, сохранностью оборудования и принадлежностей;
  • доведение до гостей информации относительно предлагаемых заведением услуг, а также о ключевых местных достопримечательностях, учреждениях досуга;
  • информирование постояльцев о существующих услугах возмездного характера, оформление по запросу заказа на такие услуги и отслеживание качества их предоставления проживающим;
  • приём у постояльцев бумаг и оформление документов, необходимых для их пребывания в гостинице;
  • надзор за реализацией сотрудниками приказов администрации заведения;
  • надзор за исполнением сотрудниками гостиницы требований дисциплины труда, норм техники безопасности, правил охраны туда, санитарно-гигиенических  нормативов;
  • урегулирование конфликтных ситуаций, происходящих в процессе взаимодействия с гостями;
  • изучение претензий, относящихся к нарушению норм работы с клиентами и принятие решений по итогам их рассмотрения;
  • доведение до руководителей гостиницы информации о недочётах в работе, самостоятельная работа с целью их устранения.

Естественно, обязанности могут меняться в разных отеля, зависит от руководства и наличия других должностей в штате, например, администратор может совмещать работу и охранника, порьте и, в некоторых небольших отелях, даже должность горничной.

Требования к специалисту. Что должен он знать?

Инструкциями различных гостиниц и хостелов может быть предусмотрен разный объём требований к администратору. В частности, документ может предусматривать, что на эту позицию назначаются:

  • сотрудники, получившие начальное образование и обладающие стажем по профессии в два года и более;
  • либо сотрудники, освоившие среднее профессиональное образование, в таком случае для них отсутствуют критерии по стажу.

Основные навыки, которыми должен обладать администратор, это:

  • знание английского в объёме Intermediate, знание второго языка также желательно, в восточных регионах РФ необходимо владеть китайским;
  • навыки работы за компьютером;
  • навыки документооборота;
  • правильная речь, как письменная, так и устная.

Среди знаний, которыми должен обладать соискатель позиции администратора гостиницы или хостела:

  • нормативно-правовые и локальные акты, которыми регулируется отрасль гостиничного обслуживания, в том числе приказы, разрешения и постановления;
  • правила предоставления услуг гостиницами в РФ;
  • правила, относящиеся к процедуре обслуживания гостей;
  • методы обслуживания лиц, заселяющихся в гостиницы;
  • норма содержания помещений гостиницы, в том числе жилых и прочих;
  • этика и психология обслуживания гостей;
  • эстетические нормы, относящиеся к обслуживанию проживающих;
  • базовые знания по экономике и управленческой науке;
  • основы организации труда;
  • трудовое законодательство;
  • права и обязанности сотрудников заведения;
  • система управления заведением (гостиницей или хостелом);
  • нормы внутреннего распорядка согласно правилам;
  • техника безопасности;
  • защита от пожаров;
  • правила, в сфере охраны труда.

Отдельно оговариваются требования к наличию определенных личностных качеств администратора. Весьма желательно, чтобы он обладал собранностью, внимательностью, пунктуальностью, корректностью, деликатностью, дружелюбием, хорошо шёл на контакт. Обязательное требование — презентабельный внешний вид.

Права

У администратора гостиницы согласно должностной инструкции имеются следующие права:

  • изучать проекты документов, которые содержат положения, так или иначе относящиеся к его работе;
  • представлять работодателю предложения, призванные улучшить работу предприятия в пределах сферы своей компетенции;
  • извещать непосредственного руководителя обо всех обнаруженных во время работы недочётах, относящихся к функционированию гостиницы или определённых её структурных единиц и предлагать меры по их исправлению;
  • подавать запросы от своего имени или от имени непосредственного руководителя при получении его согласия в адрес сотрудников предприятия (как специалистов, так и исполнителей) на получение сведений или документов, которые требуются администратору для исполнения возложенных на него обязанностей;
  • поручать сотрудникам, относящимся к любой структурной единице внутри гостиницы выполнение работы, призванных способствовать достижению целей, стоящих перед администратором.Если в положении, которым руководствуются в своей деятельности соответствующие структурные единицы, прописаны такие полномочия, администратор может давать им поручения по собственной инициативе, в противном случае это допустимо с согласия директора;
  • запрашивать от лиц, находящихся на руководящих позициях, содействия в реализации своих прав с целью исполнения возложенных обязанностей.

Ответственность

Для администратора гостиницы или хостела предусмотрена ответственность в следующих случаях:

  1. При исполнении своих обязанностей ненадлежащим образом, а также в случае их неисполнения, если эти обязанности включены непосредственно в должностную инструкцию, а также в иные локальные акты. В этом случае для него наступает дисциплинарная ответственность.
  2. Если администратор совершил правонарушение, в этом случае он преследуется в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, а в более серьёзных случаях — в соответствии с Уголовным кодексом.
  3. В результате нанесения ущерба материального характера самой гостинице, её постояльцам или другим лицам. В этом случае предусмотрена ответственность в пределах, установленных гражданским законодательством и законодательством о труде.

Администратор гостиницы отвечает за то, чтоб клиент получил обслуживание на самом высоком уровне, соответственно он должен сам знать, как корректно общаться с гостями, а также учить этому своих коллег и подчиненных. В видео несколько полезных советов об этом:

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/administrator-gostinicy.html

Что должна содержать должностная инструкция администратора гостиницы: примеры и образцы документов

Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы

Служба приема и размещения отвечает за бронирование, заселение и выезд. От сотрудников этого отдела зависит, каким будет первое впечатление гостя, поэтому обслуживание должно быть безукоризненным и высококлассным. Это – своеобразный «нервный центр» каждого отеля, ведь все просьбы, недовольства и жалобы постояльцев поступают именно на ресепшн.

Справиться с данной задачей и обеспечить качественное обслуживание гостей помогает должностная инструкция администратора гостиницы, в которой подробно прописываются трудовые функции, права и ответственность сотрудника. О том, что собой представляет данный документ, и как его правильно составить, читайте в нашей статье.

Как составить: общие положения

Первый параграф должностной инструкции включает в себя информацию о том, к какой категории работников администратор относится, кем назначается и снимается с должности, каким опытом работы и образованием он должен обладать, а также какими знаниями должен владеть.

Администратор службы приема и размещения гостиницы  (портье) относится к категории специалистов и подчиняется менеджеру отдела.

Назначается и освобождается от занимаемой должности приказом президента (директора) компании.

На должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, но без предъявления требований к стажу.

К обязательному требованию относится свободное владение иностранными языками.

https://www.youtube.com/watch?v=OXZJc_fYnX0

Администратор должен знать следующие правила:

  • внутреннего распорядка;
  • техники безопасности;
  • эвакуации посетителей;
  • предоставления гостиничных услуг в РФ;
  • регистрации и проживания;
  • работы с контрольно-кассовыми машинами, принятыми на территории РФ;
  • защиты персональных данных гостей;
  • пребывания российских и иностранных граждан на территории РФ.

Кроме того, сотрудник обязан владеть информацией о категориях номеров, их расположении и стоимости, а также знать компьютерную систему управления гостиницей, часы работы и номера телефонов отделов.

Должностные обязанности: на что имеет право администратор гостиницы и его ответственность

Администратор выполняет распоряжения менеджера отдела приема и размещения, соблюдает служебную дисциплину и сохраняет в тайне информацию обо всех финансовых и иных операциях, связанных с работой отеля и гостей.

Основными функциями администратора являются:

  • бронирование и распределение номеров;
  • прием индивидуальных гостей и групп;
  • контроль состояния гостиничных счетов и расчет при выезде;
  • осуществление ночного аудита;
  • составление установленных отчетов за истекшие сутки (после ночного аудита).

Администратор гостиницы обязан соблюдать кассовую дисциплину, содержать в исправности оборудование и поддерживать порядок на ресепшн.

Помимо обязанностей сотрудник имеет и права, закрепленные законодательством РФ и предусмотренные внутренней документацией компании.

Как правило, администратор может обращаться к менеджеру с предложениями или замечаниями, относящимися к собственными должностным обязанностям.

Кроме того, он вправе требовать от руководства создания условий и предоставления необходимого оборудования для выполнения собственных трудовых функций, получать социальные гарантии и повышать профессиональную квалификацию.

В то же время администратор:

  • подчиняется и выполняет указания руководства, связанные с трудовой деятельностью;
  • несет дисциплинарную ответственность за нарушения трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка и техники безопасности;
  • не имеет права использовать служебные полномочия в личных и корыстных целях;
  • несет материальную ответственность за обеспечение сохранности вверенных ему ценностей.

Профессиональная квалификация (профстандарт) подразумевает под собой знания, навыки и опыт, которые необходимы для выполнения трудовой функции. Кроме этого, в документе должны быть прописаны требования к образованию, особые условия допуска к работе и другие характеристики.

В отелях премиум-класса, для оперативных отделов разработаны дополнительные алгоритмы всех рабочих функций. Для сотрудников службы приема и размещения, стандарты бывают для таких процедур, как:

  • приветствие и встреча гостя;
  • заселение ВИП-гостей, индивидуалов и туристических групп;
  • поселение лиц, не имеющих бронь на размещение;
  • расчет за проживание;
  • прощание с гостем при выезде;
  • телефонный этикет;
  • утренний звонок-побудка;
  • переселение из номера.

Типовая инструкция

Скачать пример типовой инструкции администратора гостиницы вы можете здесь: https://yadi.sk/d/v-SpdFab3TYGhG

Старшего

Должностные обязанности старшего администратора выглядят следующим образом: https://yadi.sk/d/Arsvmjb03TYGwa

Дежурного

Чтобы найти образец должностной инструкции дежурного администратора гостиницы, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/0T3G8JYE3TYHc2

Должностная инструкция администратора гостиницы разрабатывается и дополняется в соответствии с принятыми положениями трудового кодекса Российской Федерации. Документ должен быть обязательно завизирован руководителем компании и отдан на подпись каждому сотруднику.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/administratora-gostinicy.html

Должностная инструкция администратора

Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции администратора, образец 2018 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием и стаж работы по специальности не менее 2 лет. Не забывайте, каждая инструкция администратора выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать администратор. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Администратор относится к категории специалистов.

2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Администратор принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Администратор должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

— правила и методы организации обслуживания посетителей;

— виды оказываемых услуг;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы маркетинга и организации рекламы;

— планировку и порядок оформления помещений и витрин;

— основы эстетики и социальной психологии;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности администратор руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями директора организации,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Администратор подчиняется непосредственно __________ (указать должность того работнику, которому подчиняется)

7. На время отсутствия администратора (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Администратор:

1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы сбыта, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

13. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

14. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права администратора

Администратор имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность администратора

Администратор несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция администратора – образец 2018 года. Должностные обязанности администратора, права администратора, ответственность администратора.

Теги по материалу: должностная инструкция системного администратора, образец должностной инструкции администратора, должностная инструкция администратора магазина, должностная инструкция администратора ресторана, должностная инструкция администратора кафе, должностная инструкция администратора зала, скачать должностную инструкцию администратора, должностная инструкция администратора предприятия, должностная инструкция администратора фитнес клуба, должностная инструкция администратора офиса, должностная инструкция администратора автомойки, должностная инструкция администратора гто, должностная инструкция администратора столовой, должностная инструкция администратора организации, должностная инструкция администратора автосервиса, должностная инструкция администратора спа, должностная инструкция администратора спортивного клуба.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-administratora

Администратор – лицо гостиницы, создающее первое впечатление о ней: должностная инструкция, функции и требования + советы по составлению

Пример должностной инструкции и основные обязанности администратора гостиницы

Любая профессия является по-своему интересной, сложной, со своими особенностями. Престижная, перспективная профессия – администратор гостиницы. Любого посетителя гостиницы встречает, прежде всего, администратор. По внешнему виду администратора, впечатлению от беседы с ним, складывается первое впечатление о гостинице и ее сотрудниках.

Создать представление о гостинице – это ответственная задача для администратора. Впечатление, конечно, должно быть только положительным.

Безусловно, он должен быть исполнительным, неукоснительно выполнять обязанности администратора. Желательно, чтобы у него был еще один аспект, скорее врожденный – харизма.

Администратор должен уметь представить самого себя и гостиницу с очень хорошей стороны и оставить хорошее впечатление.

В большой гостинице может быть не один администратор, обычно на смену заступают несколько человек, ведь на ресепшене всегда должен обязательно находиться хотя бы один сотрудник.

По работе администратора, проживающие в гостинице, могут судить о классе и ее респектабельности, поэтому владельцы ответственно подходят к выбору соискателя на вакансию.

Особенно тщательный отбор проводится при наличии в гостинице  номеров премиум-класса.

Основные функции администратора, по своей сути, представительские. Ранее на постоялых дворах тоже были своего рода администраторы – их функции  обычно выполнял хозяин. Он принимал приезжих, устанавливал свои порядки на постоялом дворе и контролировал их выполнение.

Должность администратора требуется в гостиницах, на базах отдыха, в гостевых домах и т.д. Они особенно нужны в городах- курортах, в которых одновременно отдыхает большая масса людей.

Сфера туризма постоянно активно расширяется, появляются все новые гостиницы, мини – отели, хостелы.

Администратор должен быть человеком образованным, внимательным, вежливым и отзывчивым. Он должен быть устойчивым к стрессам и справедливым, когда разбирается с конфликтными ситуациями. Обязательно нужно быть отличным психологом, находить подход к каждому клиенту, уметь внимательно слушать и помогать, если потребуется.

Расти по карьерной лестнице, могут только люди уравновешенные, ответственные, умеющие быстро реагировать в трудной ситуации. Они должны уметь быстро обрабатывать большой объем полученной информации. Коммуникабельность, ответственность — основные критерии администратора.

В своем резюме соискатель должен указывать опыт работы на подобной должности в гостинице, отеле. Он должен быть, согласно должностной инструкции, не менее двух лет. Желательно предоставление  рекомендации с предыдущего места работы.

В идеале он должен иметь следующие качества:

  • общительность. Он сможет быстро и легко устанавливать контакт с постояльцами, отвечать на возникающие вопросы в его компетенции;
  • речь должна быть правильной. Дефекты дикции, чересчур быстрое произношение негативно сказываются на передаче требуемой информации;
  • сообразительность. В некоторых ситуациях требуются принять решение очень быстро и обязательно только верное. При этом оно обязательно должно быть справедливым в конфликтной ситуации;
  • неукоснительно выполнять все свои обязанности. Со всей  ответственностью относиться к ведению документооборота, первичной бухгалтерии;
  • умение улаживать конфликты. Способность адекватно воспринимать любую ситуацию. Навык вежливого общения, помогает сглаживать возникшие недоразумения. Клиент в любой ситуации должен оставаться довольным, а бюджет не должен пострадать;
  • готовность временно совмещать предлагаемую и иную должность, к работе сверхурочно (в случае  не нарушении со стороны руководителя норм Трудового Кодекса).
  • знание иностранного языка на разговорном уровне (чаще всего английского). Это важно при разговоре с иностранцами и повышает звездность гостиницы;
  • уметь пользоваться компьютером;
  • быть знакомым с делопроизводством;
  • иметь навыки грамотных телефонных переговоров, уметь коротко и четко отвечать на поставленные вопросы;
  • иметь среднее или высшее специальное образование, пройти специальное обучение в школе отельного бизнеса, закончить курсы для администраторов гостиницы.

В составе гостиницы администратор является специалистом среднего руководящего звена.

Вне зависимости от сложной ситуации, возможного конфликта, администратор всегда должен быть спокойным, непринужденным, веселым и главное – всегда оставаться доброжелательным и справедливым. Умение общаться – важное качество администратора.

Согласно должностной инструкции основные функциональные обязанности администратора следующие:

  • осуществлять координацию в работе гостиницы, общий контроль, руководствуясь правилами гостиничного комплекса и законодательством.

Он обязан знать документальную базу:

  1. нормативные документы и трудовое законодательство;
  2. иметь базовые знания в управления;
  3. четко знать свои обязанности, права, распоряжения руководителя и их выполнять;
  4. принципы ведения гостиничного бизнеса;
  5. осуществлять непосредственно функции:
  6. контролировать и принимать непосредственное участие в хозяйственной деятельности гостиницы. Он должен вести наблюдение за рациональным использованием финансовых средств, не допускать необоснованных трат. В рамках своей компетенции и квалификации, вести отчетную деятельность о затратах;         
  7. систематизировать заявки по бронированию номеров;
  8. общаться с постояльцами, учитывать их пожелания и замечания;
  9. всячески способствовать комфортному пребыванию гостей;
  10. осуществлять постоянный контроль за состоянием и готовностью к сдаче к заселению номеров (смена белья, уборка, опрятный вид помещений);
  11. принимать участие в покупке мебели, оборудования и других принадлежностей для номеров с учетом их статуса;
  12. осуществлять контроль за целостностью гостиничной собственности, имеющей материальную ценность;
  13. осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности; 
  14. предоставлять информацию о работе гостиницы. Необходимо информировать клиентов об оказываемых услугах: о наличии свободных номеров, о предоставляемых услугах и их стоимости;
  15. принимать заявки, контролировать их выполнение подчиненными сотрудниками;
  16. консультировать постояльцев по правилам проживания, давать ответы на возникающие вопросы, принимать заявки на услуги, реагировать на замечания.

При обращении по телефону, важно указывать не только адрес гостиницы, но и как лучше до нее добраться. Рассказывать постояльцам о наиболее интересных памятных местах, культурных учреждениях, которые желательно посетить туристам: 

  • контролировать соблюдение персоналом своих обязанностей по выполнению правил внутреннего распорядка. Работу весь персонал должен выполнять со всей ответственностью;
  • урегулировать конфликтные ситуации, касающихся уровня обслуживания. Принимать жалобы постояльцев, оперативно принимать меры для устранения недостатков. В каждом номере есть телефон и клиент всегда может связаться с администратором и сообщить о своих потребностях;
  • вносить предложения по улучшению обслуживания постояльцев;
  • координировать работу персонала гостиницы;
  • ответственность за слаженность действий в работе всего персонала;
  • бронировать номера в гостинице;
  • регистрировать, размещать гостей в гостинице, выдавать ключи от комнат;
  • работать с документацией и корреспонденцией;
  • производить расчеты с постояльцами, подготавливать отчетную документацию;
  • осуществлять контроль за проживанием и соблюдением правил;

Права администратора

Среди полномочий работника основные:

  • ознакомление с решениями руководства по обслуживанию постояльцев;
  • сообщение руководству о возникающих проблемах при общении с посетителями, о выявленных недоработках, внесение конкретных предложений, их устранения;
  • внесение рекомендаций по улучшению обслуживания и оказанию услуг;
  • выдача различных указаний подчиненным сотрудникам;
  • осуществление контроля за работой персонала при выполнении их прямых обязанностей в обслуживании посетителей;
  • конструктивное взаимодействие с руководителем для нормального выполнения  своих функций.

Управляющий гостиницы может предложенный список увеличить или сократить. При этом в структуре обязательно должно указываться место, занимаемое администратором и его контакты для решения экстренных или сложных вопросов.

Чаще всего администратор отвечает за следующее:

  • не соблюдение своих обязанностей, согласно должностной инструкции;
  • превышение своих полномочий;
  • умышленное причинение  материального ущерба.

За нарушение предусматривается наказание в виде лишения материального и других видов поощрения, возможно увольнение. Поощрения могут быть в виде выплаты премий, оплаты телефонной связи, различных абонементов.

Может предусматриваться система штрафов за повторные мелкие нарушения. Каждый проступок должен рассматриваться индивидуально и не должно нарушаться законодательство.

Обычно за сотрудником остается право принимать от посетителей чаевые.

Чем руководствуется администратор

В своей работе администратор руководствуется:

  • уставом гостиницы;
  • правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в предписании организации;
  • приказами, распоряжениями руководителя;
  • должностной инструкцией администратора; 
  • общими правилами делового этикета; 
  • действующей в отеле трудовой дисциплины.

При приеме на работу, он обязательно должен быть ознакомлен со всеми действующими внутренними положениями и инструкциями данного отеля и подтвердить свое ознакомление подписью.

К главным функциям должностной инструкции:

  • структура производственных действий;
  • регулировка деятельности администратора.

С ее помощью, руководитель доносит свои критерии, требования, функциональные обязанности должности.

Она регламентирует права, требования, обязанности администратора. Он необходим для оценки трудовой деятельности, повышения квалификации, принятия решение о дальнейшем повышении работника. Основная цель должностной инструкции – грамотное управление персоналом.

Важно не только ознакомиться с инструкцией, но добросовестно и ответственно ее выполнять.

Должностная инструкция должна содержать:

  • название гостиницы, кто утверждал и когда, документ (указывается в верхней части документа); 

В разделе «Общие положения» предоставляется информация:

  • указывается категория, к которой относится сотрудник. Администратор является специалистом;
  • кто назначает и освобождает от должности. Директор гостиницы на основании приказа;
  • лицо, которое может быть назначено на должность;
  • документы для руководства;
  • правила и информация, которой необходимо владеть.
  • требования к образованию.
  • в разделе «Должностные обязанности» приводятся обязанности по руководству персоналом, указываются действия, которые необходимо выполнять в обязательном порядке;
  • в разделе «Права» обозначены права в деятельности;
  • в разделе «Оценка работы и ответственности» указывается, как проводится оценка деятельности, ответственность за не выполнение требований  инструкции на его должности;
  • в разделе «Связи по должности» указывается, кому подчиняется администратор, с кем решает возникающие важные вопросы;

В конце инструкции указывается:

  • наименование должности руководителя;
  • личная подпись руководителя (с расшифровкой);
  • виза работника, ознакомленного с инструкцией;
  • визы работников, согласовывающих документ.

Разрабатывает инструкцию руководитель подразделения, который обязан согласовать ее с юристом, начальником отдела кадров, руководителем по охране труда. После внесения уточнения, поправок, дополнений, необходимых подписей, документ должен быть утвержден руководителем гостиницы.

Заработная плата администратора

Заработная плата администратора зависит, прежде всего, от региона, в котором находится гостиница, от ее престижности и качества предоставляемого клиентам сервиса.

Заработная плата конкретного сотрудника определяется уровнем его личного профессионализма, качества его работы и количества отработанного времени за конкретный месяц.

В среднем стране, она составляет сейчас примерно около 30 тысяч рублей.

Во многих гостиницах предусмотрены различные доплаты в виде премий, поощрительных бонусов, предоставления бесплатных полезных услуг, например, оплаты питания, услуг телефонии, выдаются абонементы для посещения спортзалов и культурных мероприятий.

Как и в любом другом бизнесе, чем лучше проявляет себя сотрудник тем, выше его персональная заработная плата, но все же определяющим моментом в этой отрасли является уровень «звезд» отеля и общий уровень сервиса данной гостиничной сети.

Администратор гостиницы – профессия популярная особенно при все возрастающей массе туристов.

Он требуется в гостинице, отеле, хостеле, на базе отдыха, встречает гостей, переступивших порог гостиницы. От него зависит комфортное проживание.

Специальность администратора ответственная, довольно сложная, но интересная и увлекательная. Можно общаться с очень многими интересными людьми разных стран.

Администратору должны быть присущие профессии особенности – наличие харизмы, врожденной черты, и быть всегда не заметным для посетителей. При действительно добросовестном исполнении своих обязанностей, согласно должностной инструкции, не будет жалоб, не довольствия у проживающих в гостинице.

Если администратор поддерживает комфорт и порядок в гостинице, координирует всю работу, а гостям рассказывает о предоставляемых услугах, достопримечательностях в окрестностях, тогда они будут довольны.

Если он всегда доброжелательный и веселый, общительный, то и у постояльцев будет хорошее настроение.

Многим из них захочется еще раз обязательно посетить запомнившиеся достопримечательности и остановиться в гостинице с приветливым персоналом.

Для дополнительного ознакомления с профессиональными обязанностями администраторов гостиниц можно посмотреть видео, там также приведены основные нормативно-правовые акты, которыми должен руководствоваться администратор на своем рабочем месте.

Источник: https://www.finanbi.ru/obyazannosti-administratora-doljnostnaya-instrukciya-funkcii-i-trebovaniya-260

BankirKi
Добавить комментарий