Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Содержание
  1. Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку
  2. Подтверждение даты
  3. Законодательная база
  4. Образец и правила заполнения в зависимости от варианта
  5. О направлении
  6. На командировочные расходы
  7. Как составить служебную записку о командировке (образец)?
  8. Нормативная база
  9. Что это за документ?
  10. Для чего требуется?
  11. Какие документы заменяет?
  12. Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)
  13. Требования к документу
  14. Форма и структура
  15. Образец заполнения (пример)
  16. Кто подписывает и согласовывает?
  17. Сроки сдачи
  18. Сопроводительные документы
  19. Нюансы составления
  20. Поездка за границу
  21. Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте
  22. Командировка директора
  23. Поездка в выходной день
  24. Командировка предпринимателя
  25. Служебная записка на расходы образец 2018
  26. Служебная записка на командировку — пример и образец в 2018 году
  27. Как правильно написать служебную записку
  28. Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку
  29. Служебная записка о командировке
  30. Положение о служебных командировках — образец 2018
  31. Как оформить служебную записку на командировку
  32. Служебная записка. образец написания
  33. Образец служебной записки на командировку в 2018 году – заполнения, направлении, продлении, отмене
  34. Когда она необходима
  35. Нюансы заполнения
  36. О продлении
  37. Об отмене
  38. Для отчета
  39. Особенности составления
  40. Для ИП
  41. Для руководителя предприятия
  42. При поездке за границу
  43. На служебном или личном авто
  44. Перечень документов необходимых для выполнения задач в служебной командировке
  45. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
  46. Пример цели командировок для правильного оформления
  47. Оформляем командировки по-новому
  48. Какие документы нужны для командировки?
  49. Положение о командировках: новые требования
  50. Служебная поездка и служебная командировка
  51. Как оформить командировку в 2018 году: инструкция с образцами документов

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/komandirovki/poryadok-oformleniya-sluzhebnoj-zapiski.html

Как составить служебную записку о командировке (образец)?

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

  • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
  • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

  • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
  • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
  • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
  • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

Примерный бланк служебной записки на командировку

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

Сроки сдачи

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

  • путевой лист;
  •  подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
  • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Нюансы составления

При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Поездка за границу

Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

  • путевой лист;
  • чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
  • документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

По сути, записка будет дублировать приказ.

Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

Командировка предпринимателя

Источник: http://kadriruem.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-komandirovku/

Служебная записка на расходы образец 2018

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям. Скачать чистый бланк Скачать заполненный образец Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью.

В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.

Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.

Служебная записка на командировку — пример и образец в 2018 году

  • дата составления документа;
  • место и длительность командировки;
  • список приложений;
  • подпись с расшифровкой Внимание

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер. Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты.

Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках. На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.

к.

Как правильно написать служебную записку

Это быстро и бесплатно!

  • Типы документа по возмещению расходов
  • Назначение
  • Общие правила составления
  • Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег
  • Возмещение транспортных расходов
  • Получение материальной помощи
  • Требования к оформлению
  • Пример написания

Типы документа по возмещению расходов Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

  1. На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
  2. На возврат денежных средств.

    Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги.

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Важно Получение материальной помощи Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки.

После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Служебная записка о командировке

Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки. Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам.

Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки. Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии.

Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.

Образец служебной записки на командировочные расходы Служебная записка на командировку на личном авто — образец Если гражданин решил отправиться в поездку в 2018 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации под номером 749.

Положение о служебных командировках — образец 2018

При необходимости, под информативной частью указывают сведения о наличии приложений, количестве их экземпляров и количестве листов в каждом из приложений. Форма служебной записки образец не предполагает никаких выводов и инициатив.

Текст информативной части должен быть изложен кратко и логично, без эмоциональной окраски. В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты. Служебная записка образец 2018 должна быть не только правильно оформлена, но и иметь все необходимые реквизиты, гарантирующие ее юридическую значимость.

Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.

Как оформить служебную записку на командировку

Справка К реквизитам служебной записки относятся:

  1. должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
  2. должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
  3. входящий регистрационный номер;
  4. дата и место составления;
  5. наименование типа документа;
  6. подпись, дата и расшифровка подписи составителя.

Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер.

Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.

Служебная записка. образец написания

Зачем нужна Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника. Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

  • поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
  • отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Правила оформления Образец служебной записки о командировке 2018 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник представляет работодателю по факту своего возвращения.

Если таковых нет, как например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта.

Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения. Служебная записка на командировку как основание для издания приказа В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании.

Источник: http://yurburo61.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-rashody-obrazets-2018/

Образец служебной записки на командировку в 2018 году – заполнения, направлении, продлении, отмене

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.

Если командировка  была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.

Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.

Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.

https://www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.

Все такие поездки согласно Трудовому Кодексу принято называть командировками. Сотруднику гарантируется законом, что работодатель оплатит ее по среднему заработку.

На нанимателя ложится также обязанность по компенсации всех расходов на транспорт, проживание и т. д.

Если из места нахождения сотрудник не может возвращаться домой ежедневно, то ему также положена выплата суточных для компенсации дополнительных расходов.

НК РФ устанавливает обязанность нанимателя с выплаты за командировку удерживать все положенные налоговые платежи и переводить средства в бюджет.

С этих сумм также должны платиться страховые взносы. А вот с сумм компенсаций расходов (на жилье, на транспорт) или суточных НДФЛ и взносы в Фонды платить не требуется.

Важно! ТК РФ не позволяет отправлять в командировки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и другие категории «льготников».

Оформляется она по правилам, приведенным в Постановлении Правительства №749 от 13.10.2008 г.

Фактически единственным обязательным документом для направления сотрудника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя.

В прошлом служебные записки также были обязательными документами, по крайней мере, для внеплановых командировок.

Впрочем, и отчитаться без них было весьма проблематично. Сейчас этот документ уже давно переведен в разряд необязательных. Порядок оформления упростился.

Учитывая, что она носит необязательный характер, для нее отсутствует и регламентированная форма, утвержденная законом.

Замечание. Однако, служебная записка иногда единственный вариант дать основание для оформления командировки особенно в крупных организациях.

Более того, организация, выпустив соответствующий локальный нормативный акт, имеет возможность обязать сотрудника и его начальников следовать определенному порядку при оформлении документа или даже использовать специальную форму бланка.

Когда она необходима

Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.

Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.

Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.

Если сотрудника в командировку отправляют по инициативе его самого или его непосредственных начальников, то служебная записка — именно тот документ, который может стать основанием для оформления приказа.

Замечание. При наличии командировки в графике служебная записка становится необязательной.

Придется также писать ее в следующих ситуациях:

  • Нужно пояснить цели командировки.
  • Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
  • Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
  • Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.

Нюансы заполнения

Служебная записка — это документ, который составляется в свободной форме. Но при его оформлении надо придерживаться основных правил официальной переписки.

Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д.

При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.

О продлении

Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.

Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник может написать служебную записку с просьбой продлить командировку и обоснованием данной необходимости. Образец данного документа можно скачать здесь.

Об отмене

Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.

А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно здесь.

Для отчета

По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.

В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.

Ранее для служебного задания существовала специальная форма, где и ставились отметки о выполнении конкретных задач. Вместо этого документа теперь чаще оформляют обычную служебную записку (пример можно скачать здесь).

Особенности составления

Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.

В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.

Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.

Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели являются фактически самозанятыми гражданами. Они не могут себя отправить в командировку.

Однако, это не лишает ИП возможности учитывать расходы на проживание и/или топливо при расчете и уплате налогов.

Но для этого надо будет иметь документальное подтверждение расходов и обосновать при необходимости смысл поездки для бизнеса.

Для руководителя предприятия

Руководителю предприятия довольно часто также нет необходимости отчитываться за свои командировки.

Исключения составляют ситуации, прямо предусмотренные в Уставе или других локальных нормативных актах компании.

В большинстве случаев от руководителя предприятия не требуется никаких служебных записок. Но если она предусмотрена, то пишется точно в том же порядке, что и простым сотрудником.

При поездке за границу

Не все организации отправляют сотрудников в поездки исключительно по территории России.

Довольно много людей вынуждены по работе ездить и в другие государства. Им в обязательном порядке необходимо писать служебную записку.

Доказательством зарубежной поездки станут отметки таможенных служб. Совсем не лишним будет приложить также и проездные документы или сделать отметки в путевом листе.

Последнее правда возможно обычно исключительно в ближайших странах.
Командировочные при зарубежной поездке выплачиваются обычно в валюте.

Работодатель также будет должен взять на себя оплату госпошлины за выдачу загранпаспорта сотруднику, если самостоятельно им документ ранее не оформлялся.

Совет. Нанимателям выдавать командировочные лучше все же переводом на карту. С наличными средствами других государств проблемы могут возникнуть как у организации, так и у сотрудника.

На служебном или личном авто

При поездке на служебном или личном авто сотрудника организации надо будет оплатить ему расходы на бензин или учесть выданные авансом средства. Для этого составляется путевой лист.

Дополнительно в данной ситуации сотруднику потребуется написать служебную записку и об использовании личной или служебной машины. Пример данного документа можно скачать здесь.

: правила работы

Хотя служебная записка перестала быть обязательным документом при оформлении командировки в большинстве случаев без нее не обойтись.

Причем многим сотрудникам придется оформлять несколько таких документов. Требований к запискам особых в законе нет.

Но все же при написании документа следует соблюдать общие правила деловой и официальной переписки.

Источник: https://zanalogami.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Перечень документов необходимых для выполнения задач в служебной командировке

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Поэтому за работодателем сохраняется право:

  • требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
  • требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
  • привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Внимание Служебная записка По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

Примеры составления служебной записки: Пример служебной записки Использовался личный транспорт В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер. В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

Использовался транспорт по доверенности В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

Сроки составления и предоставления Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

Следует учитывать, что в настоящее время коммерческие организации вправе самостоятельно выбирать форму составления таких документов, поскольку для них требование об обязательном применении унифицированных форм документации больше не применяется. Вместе с тем, составление приказа о направлении в служебную поездку, положения о командировках по образцу 2017 года в бюджетном учреждении и других документов в этих организациях осуществляется по другим правилам.

Прочитайте наш материал, чтобы быть в курсе актуальных требований для организаций государственного сектора. Читайте по теме в электронном журнале Положение о командировках Положение о командировках в ряду документов, составляемых при выполнении сотрудником служебной поездки, имеет особый статус.

Пример цели командировок для правильного оформления

Что говорить о строительных, ремонтных бригадах, которые постоянно меняют свое местонахождение, выполняя при этом свою непосредственную работу. Одни поездки, согласно законодательству признаются командировками, другие, несмотря на то, что работа носит разъездной характер, связанный с производством, определяют как служебные.

Оформляем командировки по-новому

Можно сделать вывод, что служебной командировкой считают поездку сотрудника, в обычном режиме занимающегося своими должностными обязанности на постоянном рабочем месте, по мере производственной необходимости направленного по письменному приказу (распоряжению) на определенный срок, необходимый для выполнения поручения в другое место. Получается, что даже в одном населенном пункте, если человеку приходится работать не в своей организации, в структурном подразделении, расположенном отдельно – это является командировкой.
Нормами ст. 168 ТК РФ законодатель обязывает работодателя возместить материальные расходы, связанные со служебной командировкой.

Какие документы нужны для командировки?

В конце командировки подразумевается составление авансового отчета, который будет являться подтверждением всех затрат в служебной поездке. Документы для командировки Действующее законодательство предусматривает определенные правила оформления командировки.

При этом необходимо оформление определенных документов. Перед поездкой Перед отправкой сотрудника в командировку, в обязательном порядке, руководителю направляется служебная записка с просьбой отправить в поездку того или иного сотрудника.

Образец служебной записки здесь. В ней должна быть указана:

  • цель поездки;
  • обоснованная причина, по которой в командировку отправляется именно данный сотрудник;
  • срок командировки.

Приказ Приказ составляется и подписывается руководителем по унифицированной форме, согласно действующему законодательству.

Положение о командировках: новые требования

Особенности направления сотрудников в командировки рассмотрены более детально в Постановлении Правительства № 749 от «13» октября 2008 года, с последующими изменениями и дополнениями к утвержденному Положению. В п.

3 Положения № 749 для понимания дается разъяснение, что постоянным местом работы следует понимать местонахождения предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Даже направление сотрудника в обособленное структурное подразделение основного учреждения, находящегося в другом месте, признается командировкой при наличии письменного распоряжения работодателя.

Срок командировки начинается днем выезда к месту назначения и заканчивается датой возвращения работника к месту постоянной работы. Причем выйдет ли сотрудник на работу в день окончания командировки или только на следующий день, решается с руководителем индивидуально в каждом случае.

Служебная поездка и служебная командировка

Основные различия между служебной командировкой и служебной поездкой Имея представление о служебных поездках и командировках, можно понять, в чем основная между ними разница, несмотря на то, что в обоих случаях работники выполняют свои трудовые обязанности, и для этого вынуждены выезжать с основного предприятия, с которым у них заключены трудовые договора. 1. Служебная командировка оформляется обязательно только при наличии письменного распоряжения руководителя с указанием задания и сроков, необходимых для выполнения. Служебные поездки изначально предусмотрены по роду характера работ, что должно отражаться в контракте (соглашении) при трудоустройстве и специальный приказ не издается. 2. Возмещение материальных затрат, связанных с поездкой в случае командирования работника осуществляется согласно п. 168 ТК РФ и Положения№749.

Как оформить командировку в 2018 году: инструкция с образцами документов

Статья 166 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает само понятие командировки. Также, в ней оговаривается, что при разъездном характере трудовой деятельности сотрудника, поездка за пределы офиса не может считаться командировкой.

Статья 167 ТК Российской Федерации поясняет, что за командированным сотрудником должно сохраняться его место работы и заработная плата. Основания Основанием для отправки сотрудника в командировку служит приказ руководителя с обязательным указанием цели поездки и ее периода.

Порядок оформления Самым первым оформляется приказ о командировке. В нем указывается цель и место поездки. После приказа командированному лицу выдается путевой лист, но только в том случае, если в поездке будет использоваться личный или служебный транспорт. В этом же случае оформляется и служебная записка.

Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также оплата труда в выходной или нерабочий праздничный день за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ). 6.

Ведение журнала учета командированных сотрудников Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале.

Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Источник: http://dolgoteh.ru/perechen-dokumentov-neobhodimyh-dlya-vypolneniya-zadach-v-sluzhebnoj-komandirovke/

BankirKi
Добавить комментарий